Poczta Polska wprowadziła nową usługę e-Archiwum w ramach systemu e-Doręczeń, oferując bezpieczne przechowywanie elektronicznych dokumentów z kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dostępna dla instytucji publicznych, firm i osób prywatnych funkcja umożliwia archiwizację plików z szyfrowaniem i ich udostępnianie poza systemem, wspierając cyfryzację administracji i biznesu.
Poczta Polska uruchomiła usługę e-Archiwum w ramach systemu e-Doręczeń, oferując użytkownikom bezpieczną przestrzeń do przechowywania elektronicznych dokumentów. Nowa funkcja, dostępna dla instytucji publicznych, firm i osób prywatnych, pozwala na archiwizację plików z kwalifikowanym znacznikiem czasu i ich udostępnianie za pomocą identyfikacji elektronicznej.
Wprowadzenie e-Archiwum to kolejny etap rozwoju systemu e-Doręczeń, który od stycznia 2025 roku obejmuje coraz więcej podmiotów i przetworzył już 22,7 mln przesyłek. Usługa, zabezpieczona zaawansowanym szyfrowaniem, wspiera cyfryzację administracji i biznesu, ale stawia przed użytkownikami wyzwania związane z adaptacją do nowych technologii. Czy e-Archiwum stanie się standardem w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi w Polsce?
Usługa e-Archiwum, uruchomiona 23 lipca 2025 roku przez Pocztę Polską, jest dostępna dla wszystkich użytkowników systemu e-Doręczeń posiadających aktywną skrzynkę e-Doręczeń – od instytucji publicznych, przez firmy, po osoby prywatne.
Nowa funkcja umożliwia bezpieczne przechowywanie elektronicznych dokumentów, takich jak umowy, faktury czy korespondencja urzędowa, w chmurze zabezpieczonej zaawansowanym szyfrowaniem. Każdy zapisany plik jest opatrzony kwalifikowanym znacznikiem czasu, który stanowi prawnie uznawany dowód archiwizacji, gwarantujący integralność i autentyczność dokumentu.
Użytkownicy e-Archiwum mogą również udostępniać przechowywane pliki osobom spoza systemu e-Doręczeń, co ułatwia wymianę dokumentów w relacjach biznesowych i administracyjnych. Dostęp do archiwum jest możliwy za pomocą identyfikacji elektronicznej, takiej jak Profil Zaufany, e-dowód czy bankowość elektroniczna, co zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa i zgodność z unijnymi standardami eIDAS.
Kolejny etap cyfryzacji administracji i biznesu
Wprowadzenie e-Archiwum stanowi kolejny krok w rozwoju systemu e-Doręczeń, który od stycznia 2025 roku stopniowo obejmuje kolejne grupy podmiotów w Polsce, wspierając transformację cyfrową administracji i biznesu. System, będący elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, umożliwia bezpieczną wymianę korespondencji urzędowej i handlowej. Harmonogram wdrażania e-Doręczeń, zgodny z ustawą o doręczeniach elektronicznych, wygląda następująco:
- Od 1 stycznia 2025 roku: Obowiązek korzystania z systemu objął instytucje publiczne, zawody zaufania publicznego (np. notariusze, adwokaci) oraz nowe firmy rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
- Od 1 kwietnia 2025 roku: Do systemu dołączyły firmy zarejestrowane wcześniej w KRS.
- Od 1 lipca 2025 roku: Obowiązek objął przedsiębiorców aktualizujących wpisy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
- Od 1 października 2026 roku: System stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG.
- Do 2029 roku: Pełne wdrożenie systemu planowane jest w sądach, jednostkach samorządu terytorialnego (JST) oraz organach ścigania.
e-Archiwum, jako integralna część systemu, ułatwia przechowywanie i zarządzanie dokumentami generowanymi w ramach e-Doręczeń, co przyspiesza obieg informacji i redukuje koszty związane z tradycyjną korespondencją papierową.
22,7 mln przesyłek wysłanych w e-Doręczeniach
System e-Doręczeń, uruchomiony w pełnym zakresie od stycznia 2025 roku, stał się kluczowym narzędziem cyfryzacji w Polsce. Według danych Poczty Polskiej, do 23 lipca 2025 roku w systemie przesłano już 22,7 mln dokumentów, co świadczy o jego rosnącym znaczeniu dla administracji, biznesu i obywateli. System umożliwia wysyłanie elektronicznych odpowiedników listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, co jest szczególnie istotne w kontaktach z urzędami, sądami czy kontrahentami.
e-Archiwum uzupełnia te możliwości, oferując użytkownikom wygodne narzędzie do przechowywania dokumentów w bezpiecznej chmurze. Funkcja ta jest szczególnie atrakcyjna dla firm, które muszą przechowywać dokumenty przez określony czas zgodnie z przepisami prawa, oraz dla instytucji publicznych, które przechodzą na w pełni cyfrowy obieg dokumentów.
Znaczenie dla administracji i biznesu
Wprowadzenie e-Archiwum wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji Polski, wspieraną przez unijne regulacje, takie jak rozporządzenie eIDAS, oraz krajowe inicjatywy, takie jak program GovTech Polska. Usługa odpowiada na rosnące potrzeby digitalizacji w sektorze publicznym i prywatnym, gdzie kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa danych, łatwego dostępu do dokumentów i ich prawnej wiarygodności. Dla firm e-Archiwum oznacza możliwość szybszego zarządzania korespondencją i archiwami, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów. Dla obywateli to szansa na wygodne przechowywanie ważnych dokumentów, takich jak decyzje administracyjne czy umowy, w jednym bezpiecznym miejscu.
Źródło: PAP
