Papierowe paragony nie znikną z dnia na dzień, ale proces ich zastępowania wersją elektroniczną nabiera w 2026 roku realnych kształtów. Od 1 lipca 2025 roku e-paragony zostały formalnie zrównane z tradycyjnymi, papierowymi odpowiednikami, a sprzedawcy korzystający z kas online są zobowiązani do oferowania klientom możliwości otrzymania paragonu w formie elektronicznej. Jednak dopiero zapowiedziany na 2027 rok pakiet deregulacyjny, który ma wprowadzić darmową aplikację dla przedsiębiorców do wystawiania paragonów bez konieczności posiadania fizycznej kasy fiskalnej, może okazać się przełomem, który upowszechni e-paragony na masową skalę. Eksperci szacują, że powszechność e-paragonów w Polsce jest kwestią najbliższych 2–3 lat, choć całkowite wycofanie papierowych wydruków raczej nie nastąpi – klienci nadal będą mieli prawo wyboru formy otrzymania dowodu zakupu.
E-paragony w Polsce funkcjonują od maja 2022 roku i są w pełni legalne, ale – co kluczowe – nie są obowiązkowe ani dla sprzedawców, ani dla klientów. Oznacza to, że konsument nie może żądać od sprzedawcy wystawienia e-paragonu, jeśli ten nie ma do tego technicznych możliwości, a sprzedawca nie może narzucić klientowi elektronicznej formy, jeśli ten życzy sobie tradycyjnego wydruku. Przełomowym momentem był 1 lipca 2025 roku, kiedy to e-paragon został formalnie zrównany z paragonem papierowym, co oznacza, że dokument w formie cyfrowej jest w pełni akceptowany jako dowód zakupu – zarówno w kontaktach z konsumentem, jak i w dokumentacji księgowej.
System e-paragonów w Polsce opiera się na trzech wzajemnie powiązanych elementach. Bezpłatna aplikacja mobilna e-Paragony udostępniona przez Ministerstwo Finansów umożliwia odbieranie i przechowywanie e-paragonów, jest całkowicie bezpieczna i anonimowa, a jej nowa wersja (2.2) udostępniona we wrześniu 2025 roku wprowadziła dodatkowe funkcjonalności, takie jak widget z indywidualnym kodem kreskowym na ekranie głównym. Numer KID stanowi unikalny identyfikator użytkownika aplikacji, który należy okazać przy kasie – w postaci kodu kreskowego – aby sprzedawca wiedział, gdzie przesłać e-paragon. HUB Paragonowy to centralna platforma teleinformatyczna prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, która pośredniczy w przesyłaniu e-paragonów między kasą fiskalną a aplikacją klienta, umożliwiając przekazanie e-paragonu bez konieczności podawania danych osobowych klienta.
Możliwość wystawiania e-paragonu przysługuje jednak wyłącznie firmom korzystającym z kas online lub tzw. kas wirtualnych, czyli aplikacji instalowanych na tablecie, smartfonie lub terminalu płatniczym z funkcją fiskalizacji. Od stycznia 2025 roku sprzedawcy korzystający z kas online są zobowiązani do oferowania e-paragonów, ale nie nakłada to na nich obowiązku wyłącznie elektronicznej formy dokumentowania sprzedaży.
Pakiet deregulacyjny
6 lipca 2026 roku minister finansów Andrzej Domański oraz Maciej Berek, minister ds. nadzoru nad wdrażaniem polityki rządu, przedstawili kilkanaście propozycji deregulacyjnych w podatkach, które mają zostać przyjęte do końca 2026 roku i wdrożone w 2027 roku. To właśnie ten pakiet może okazać się momentem, w którym e-paragony zaczną wypierać papierowe odpowiedniki na masową skalę.
Kluczowa propozycja to darmowa aplikacja dla przedsiębiorców do wystawiania paragonów. Jak zapowiedział minister Domański: „Zamiast obowiązku posiadania fizycznej kasy fiskalnej, wystarczy prosta darmowa aplikacja na dowolne urządzenie mobilne”. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca – od drobnego handlowca po właściciela większego sklepu – będzie mógł legalnie wystawiać paragony za pomocą smartfona lub tabletu, bez konieczności zakupu tradycyjnej kasy fiskalnej.
Jednocześnie klienci zyskają możliwość otrzymania e-paragonu zamiast paragonu papierowego. Rząd nie planuje jednak ograniczać możliwości korzystania z tradycyjnych kas fiskalnych ani wirtualnych kas online – papierowe paragony nie znikną całkowicie, ale staną się jedną z opcji, a nie domyślną formą. Minister Domański podkreślił, że po wprowadzeniu e-paragonów administracja będzie w stanie przygotować za podatnika wstępnie wypełnioną deklarację VAT.
– To jest masywna zmiana. Zmiana, która ułatwi życie dwóm milionom polskich podatników, którzy co miesiąc bądź co kwartał przygotowują deklaracje VAT-owskie. Skoro w tej chwili możemy PIT rozliczyć jednym kliknięciem, chcemy, aby tak samo było z VAT-em – powiedział szef resortu finansów.
Prywatne inicjatywy
Jeszcze przed wprowadzeniem rządowych rozwiązań, duże sieci handlowe rozpoczęły własne programy wdrażania e-paragonów. 4 marca 2026 roku Żabka udostępniła e-paragony dla swoich użytkowników w aplikacji Żappka. Sieć, w której zawieranych jest około 4,2 miliona transakcji dziennie, planuje digitalizować 16 milionów paragonów miesięcznie w ponad 12 tysiącach sklepów. Dzięki temu w samym 2026 roku uda się zaoszczędzić aż 12 tysięcy kilometrów papieru fiskalnego. E-paragony w Żabce są widoczne od razu po transakcji przez rok, a później przez cztery lata dostępne po kontakcie z Centrum Wsparcia Klienta. E-paragony zadebiutowały w sklepach Żabka Nano już w 2025 roku, a od marca 2026 roku są stopniowo wdrażane we wszystkich sklepach sieci.
Wyzwania na drodze do powszechności e-paragonów
Mimo optymistycznych zapowiedzi, proces upowszechniania e-paragonów napotyka na poważne bariery, które w znaczący sposób spowalniają tempo ich adopcji. Świadomość konsumentów wciąż pozostaje ograniczona – według badań Deloitte z lutego 2023 roku aż 70 procent Polaków było otwartych na korzystanie z e-paragonów, ale sama otwartość nie przekłada się automatycznie na znajomość procedur i chęć ich stosowania, a wielu klientów nie wie, że musi zainstalować aplikację e-Paragony, wygenerować numer KID i okazać go przy kasie. Bariera technologiczna stanowi kolejne istotne ograniczenie, ponieważ nie wszystkie kasy fiskalne obsługują e-paragony, a możliwość ich wystawiania przysługuje wyłącznie firmom korzystającym z kas online lub kas wirtualnych, co dla wielu małych przedsiębiorców wiąże się z kosztami modernizacji sprzętu.
Przyzwyczajenie do papieru – zarówno po stronie klientów, jak i sprzedawców – jest czynnikiem, którego nie można lekceważyć, a proces zmiany nawyków wymaga czasu i konsekwentnej edukacji. Dodatkowo kwestie przechowywania i dostępu do e-paragonów są zróżnicowane: serwer rządowy przechowuje je przez 30 dni, a HUB eparagony.pl – przez 3 lata, co wprowadza pewną niejednolitość w dostępności dokumentów dla konsumentów.
Kiedy e-paragony staną się standardem?
Z perspektywy obowiązujących przepisów, od stycznia 2025 roku sprzedawcy z kasami online mają obowiązek oferowania e-paragonów, jednak to nie to samo, co standard – standard oznacza powszechność, a nie tylko dostępność. Prawdziwy przełom nastąpi w 2027 roku, gdy wejdzie w życie zapowiedziany pakiet deregulacyjny, a darmowa aplikacja dla przedsiębiorców, umożliwiająca wystawianie paragonów bez fizycznej kasy fiskalnej, może sprawić, że e-paragony staną się domyślną, a nie alternatywną formą dokumentowania sprzedaży.
Eksperci szacują, że powszechność e-paragonów w Polsce jest kwestią najbliższych 2–3 lat, czyli mniej więcej do 2028–2029 roku. Na tempo tego procesu wpłynie upowszechnienie aplikacji mobilnych wśród przedsiębiorców i konsumentów, integracja e-paragonów z systemami lojalnościowymi i programami cashback, rosnąca świadomość ekologiczna i chęć ograniczania zużycia papieru oraz dalsze ułatwienia regulacyjne ze strony Ministerstwa Finansów.
Należy jednak podkreślić, że całkowite wycofanie papierowych paragonów raczej nie nastąpi. Klienci nadal będą mieli prawo wyboru formy otrzymania dowodu zakupu, a część konsumentów – zwłaszcza starszych, mniej obeznanych z technologią – będzie preferować tradycyjny wydruk. Standardem stanie się sytuacja, w której e-paragon jest opcją domyślną, a papierowy – dostępny na wyraźne życzenie klienta. tak samo po polsku i angielsku
Fot. Pixabay