Obowiązkowy KSeF startuje, ale kary za błędy odroczono do 2027 r. Już wcześniej firmy muszą jednak raportować numery KSeF w plikach JPK_VAT.

• Rozporządzenie przewiduje wyjątki, m.in. dla biletów traktowanych jak faktura, paragonów z NIP za autostrady czy wybranych usług finansowych i ubezpieczeniowych.
• Od lutego 2026 r. podatnicy zwolnieni z VAT wystawiający faktury uproszczone w KSeF będą musieli podawać swój numer NIP. Poza KSeF – np. przy sprzedaży konsumentom – nie będzie to konieczne.
• Nowe przepisy regulują nadawanie dostępu do KSeF. Podmioty bez podpisu kwalifikowanego zgłoszą uprawnione osoby do urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA.
• Ewidencje VAT będą musiały zawierać numery KSeF faktur oraz dodatkowe oznaczenia dla dokumentów spoza systemu (m.in. OFF, BFK, DI).
• Sankcje za niewystawianie faktur w KSeF ruszą od stycznia 2027 r. Wcześniej fiskus może karać za błędy w JPK_VAT — do 500 zł za każdy błąd, jeśli nie zostanie poprawiony po wezwaniu.

Do wejścia w pełni obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pozostały już tylko godziny. W połowie grudnia, 16 grudnia, w Dzienniku Urzędowym opublikowano cztery kluczowe rozporządzenia wykonawcze, które szczegółowo określają zasady funkcjonowania systemu. Dokumenty te wskazują m.in., kiedy podatnicy będą zobowiązani do przesyłania faktur do systemu oraz kiedy grożą sankcje za niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF, takie jak niewystawienie faktury czy jej nieprzekazanie do systemu.

Pierwsze z rozporządzeń precyzuje sytuacje, w których podatnik nie jest obowiązany do korzystania z KSeF, choć może to robić dobrowolnie. W niektórych przypadkach, z uwagi na ograniczenia techniczne lub charakter dokumentu, możliwe będzie posługiwanie się innym dokumentem zamiast klasycznej faktury, zachowując przy tym prawo do odliczenia podatku naliczonego. Tak dzieje się już dziś, na przykład przy zakupie biletów PKP, o ile dokument zawiera elementy wskazane w obowiązujących przepisach. Podobne wyjątki będą funkcjonować po uruchomieniu systemu KSeF, mimo że faktura ustrukturyzowana posiada określony schemat i format XML.

Wyjątki te obejmują kilka konkretnych przypadków. Pierwszym są opłaty za przejazdy autostradami, dokumentowane paragonem z NIP. Kolejnym – przewóz osób, który potwierdzany jest biletami traktowanymi jako faktura. Dodatkowo wyjątki dotyczą opłat za kontrolę i nadzór lotniczy, a także usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowanych fakturami uproszczonymi. Ostatni przypadek dotyczy samofakturowania przy transakcjach z podmiotami zagranicznymi nieposiadającymi polskiego NIP.

Wystawianie faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT

Od lutego 2026 roku wchodzą w życie zmiany dotyczące zasad wystawiania faktur uproszczonych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Faktury uproszczone to dokumenty VAT stosowane przy transakcjach o wartości do 450 zł brutto lub równowartości 100 euro. Mogą one nie zawierać wybranych elementów typowych dla standardowej faktury, takich jak dane nabywcy (imię, nazwisko lub nazwa, adres), cena jednostkowa netto, stawki VAT czy wartość sprzedaży netto. Z tego względu paragon z numerem NIP traktowany jest w praktyce jak faktura uproszczona i pozwala na odliczenie podatku VAT.

Nowe rozporządzenie dostosowuje zasady wystawiania faktur uproszczonych do funkcjonowania KSeF w przypadku podatników zwolnionych z VAT oraz dokumentujących transakcje zwolnione z VAT. Obecnie podatnicy zwolnieni z VAT, na przykład ze względu na limit obrotów, nie mają obowiązku posługiwania się numerem NIP. Od lutego 2026 roku w fakturach uproszczonych wystawianych w KSeF konieczne będzie jednak podawanie NIP wystawcy. Numer ten jest niezbędny do identyfikacji podatnika w systemie KSeF i realizacji obowiązku ewidencjonowania faktur.

W przypadku faktur uproszczonych wystawianych poza KSeF, na przykład na rzecz konsumenta, obowiązek podawania NIP wystawcy nie będzie wymagany. Natomiast numer NIP nabywcy będzie umieszczany na fakturze uproszczonej, jeśli nabywca sam posługuje się tym numerem. Zmiany te mają na celu ujednolicenie zasad ewidencjonowania faktur uproszczonych w systemie KSeF oraz dostosowanie przepisów do potrzeb podatników korzystających z tego rozwiązania.

Zasady korzystania z KSeF

Trzecie z rozporządzeń określa zasady korzystania z nowego systemu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokument precyzuje między innymi rodzaje uprawnień, jakie można uzyskać w systemie, oraz procedury ich nadawania i odbierania. Wśród zawartych przepisów znajduje się także wzór formularza ZAW-FA, służącego do zgłoszenia osoby fizycznej do KSeF przez osoby prawne, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej. Osoba zgłoszona w ten sposób będzie mogła następnie nadawać uprawnienia innym użytkownikom systemu.

Rozporządzenie reguluje również kwestie techniczne związane z funkcjonowaniem KSeF. Zawarte przepisy określają metody uwierzytelniania użytkowników systemu oraz procedury dotyczące obsługi faktur zawierających załączniki. Dzięki tym regulacjom możliwe jest zapewnienie zarówno bezpieczeństwa, jak i sprawnego funkcjonowania systemu dla wszystkich uczestników obrotu gospodarczego.

Zmiany w JPK_VAT

Od 1 lutego 2026 r. obowiązywać będzie nowy sposób raportowania danych w ewidencjach JPK_VAT, dostosowany do zmian w ustawie o VAT. W ewidencjach sprzedaży i zakupu konieczne będzie podawanie numeru KSeF dla faktur wystawionych w systemie, a także oznaczeń dla faktur, które powstały poza KSeF. Rozróżnienie będzie obejmować trzy kategorie: OFF – faktury w formacie XML, które nie posiadają jeszcze numeru KSeF w dniu przesłania ewidencji; BFK – faktury elektroniczne lub papierowe wystawione poza KSeF; DI – inne dowody księgowe niż faktury wystawione przez KSeF.

Nie będzie potrzeby korygowania ewidencji o numery KSeF faktur, które ich jeszcze nie otrzymały w momencie złożenia JPK_VAT, z wyjątkiem faktur sprzedaży w trybie offline24. W takich przypadkach, gdy numer KSeF zostanie nadany po przesłaniu ewidencji, korekta będzie wymagana. Podobnie wyzwanie może pojawić się przy uzupełnianiu ewidencji zakupu o numery KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w systemie rządowym e-mikrofirma faktury z KSeF zostaną automatycznie wprowadzone do JPK_VAT wraz z numerem KSeF, natomiast w przypadku rozwiązań komercyjnych automatyzm zależy od dostawców oprogramowania i firm wdrażających system.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków KSeF, takich jak brak wystawienia faktury w systemie czy nieterminowe przesłanie dokumentu, zaczną obowiązywać dopiero od stycznia 2027 r. Natomiast w zakresie błędów w plikach JPK_VAT związanych z numerami KSeF sankcje nie będą odroczone. W sytuacji stwierdzenia błędów w plikach, urząd skarbowy może wezwać podatnika do ich poprawienia. Jeżeli poprawki nie zostaną wprowadzone w terminie lub podatnik nie przedstawi wyjaśnień i dowodów, że błędu nie ma, urząd może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd. Kary te nie mają charakteru automatycznego i będą stosowane dopiero po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego.

Fot. Unsplash