Od 2027 roku przedsiębiorcy, których przychody netto ze sprzedaży w 2026 roku osiągną co najmniej 10 942 500 zł, będą musieli prowadzić księgi rachunkowe. Próg wzrośnie o 296 tys. zł w porównaniu z limitem obowiązującym w 2026 roku. Dla firm, które zbliżają się do ustawowej granicy, oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania systemu księgowego, dokumentacji majątku i danych potrzebnych do sporządzenia bilansu otwarcia.

Limit na 2027 rok jest związany z równowartością 2,5 mln euro. Do przeliczenia stosuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego z 1 października roku poprzedzającego rok obrotowy, którego dotyczy obowiązek. 1 października 2026 roku NBP ogłosił kurs 4,3770 zł za euro. Po pomnożeniu przez 2,5 mln euro daje to dokładnie 10 942 500 zł.

Dla przedsiębiorców oznacza to wyższy próg niż w 2026 roku. Obowiązujący w tym roku limit wynosił 10 646 500 zł, dlatego różnica wynosi 296 000 zł. Firma, która w 2026 roku przekroczy nowy próg, będzie musiała od początku kolejnego roku obrotowego przejść na księgi rachunkowe, jeżeli należy do kategorii podmiotów objętych limitem.

Przepisy dotyczą między innymi osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich. Ustawa przewiduje obowiązek po przekroczeniu określonego poziomu przychodów netto ze sprzedaży.

Nie każda firma może jednak korzystać z tego limitu. Część podmiotów podlega ustawie o rachunkowości niezależnie od poziomu przychodów. Dotyczy to między innymi spółek kapitałowych, a także określonych jednostek działających w sektorze finansowym. W takich przypadkach przekroczenie progu nie decyduje o powstaniu obowiązku, ponieważ obowiązek prowadzenia ksiąg wynika bezpośrednio z formy prawnej lub rodzaju prowadzonej działalności.

PKPiR i księgi rachunkowe to dwie różne skale ewidencji

Dla przedsiębiorcy korzystającego dotychczas z podatkowej księgi przychodów i rozchodów przekroczenie limitu oznacza istotną zmianę sposobu prowadzenia dokumentacji. PKPiR koncentruje się przede wszystkim na przychodach i kosztach potrzebnych do ustalenia dochodu dla celów podatkowych. Księgi rachunkowe obejmują znacznie szerszy zakres informacji o działalności przedsiębiorstwa.

– Księgi rachunkowe pokazują znacznie szerzej sytuację firmy. Ewidencjonuje się w nich nie tylko przychody i koszty, lecz także m.in. majątek firmy, środki trwałe, należności od klientów, zobowiązania wobec kontrahentów, środki pieniężne czy kapitał. Operacje są ujmowane na odpowiednich kontach księgowych, a na koniec roku na podstawie ksiąg sporządza się sprawozdanie finansowe. W praktyce oznacza to bardziej rozbudowaną ewidencję, większą liczbę obowiązków po stronie firmy i księgowości – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.

W praktyce zmiana oznacza konieczność znacznie dokładniejszego uporządkowania danych finansowych. Księgi rachunkowe obejmują między innymi dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Na ich podstawie powstaje później sprawozdanie finansowe.

Dla firmy oznacza to również zmianę sposobu kontroli danych. Nie wystarczy już samo prawidłowe przypisanie przychodu i kosztu do odpowiedniego okresu podatkowego. Trzeba prawidłowo ująć również majątek, zobowiązania, należności, środki pieniężne oraz inne elementy wpływające na sytuację majątkową przedsiębiorstwa.

Przejście na księgi następuje z mocy prawa

Przedsiębiorca, który przekroczy ustawowy limit, nie składa wniosku o zgodę na przejście na pełną księgowość. Obowiązek wynika bezpośrednio z ustawy. Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, nowe księgi otwiera się na 1 stycznia 2027 roku.

Ustawa o rachunkowości przewiduje 15 dni na otwarcie ksiąg rachunkowych od dnia powstania zdarzenia powodującego taki obowiązek. Przepisy wskazują również, że księgi otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego.

Ważne jest więc rozróżnienie między momentem powstania obowiązku a terminem technicznego otwarcia ksiąg. Firma powinna wiedzieć jeszcze przed końcem 2026 roku, czy przekroczy próg, aby od początku 2027 roku prowadzić ewidencję zgodnie z zasadami rachunkowości.

Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy, który nie przekroczył limitu, ale chce dobrowolnie stosować ustawę o rachunkowości. Przepisy pozwalają określonym przedsiębiorcom wybrać księgi rachunkowe również wtedy, gdy przychody są niższe od ustawowego progu.

Najwięcej pracy może pojawić się jeszcze przed styczniem

Firmy zbliżające się do limitu powinny monitorować przychody już w trakcie 2026 roku. Samo sprawdzenie, czy sprzedaż przekroczyła 10 942 500 zł, nie wystarczy. Konieczne jest również przygotowanie danych, które będą potrzebne przy rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jednym z pierwszych zadań jest ustalenie składników majątku przedsiębiorstwa. Trzeba uporządkować informacje dotyczące środków trwałych, wyposażenia, zapasów, należności, zobowiązań i środków pieniężnych. Dane te będą potrzebne do przygotowania bilansu otwarcia i prawidłowego rozpoczęcia ewidencji.

Znaczenie ma również dokumentacja dotycząca środków trwałych. Firma musi dysponować informacjami pozwalającymi określić ich wartość, dotychczasowe umorzenie oraz sposób dalszego rozliczania. Podobnego uporządkowania wymagają należności od klientów i zobowiązania wobec kontrahentów.

Dlatego przedsiębiorca, który w listopadzie lub grudniu zobaczy, że znajduje się blisko limitu, może mieć niewiele czasu na przygotowanie całej organizacji. Konieczne może być dostosowanie programu księgowego, planu kont, obiegu dokumentów oraz zakresu informacji przekazywanych księgowości.

Próg 10 942 500 zł nie jest wartością, przy której warto zaczynać przygotowania dopiero po zakończeniu roku. Jeżeli firma rozwija się szybko i jej sprzedaż zbliża się do ustawowej granicy, decyzje dotyczące sposobu prowadzenia księgowości warto podjąć wcześniej.

Szczególnie ważne jest prawidłowe ustalenie wartości przychodów branych pod uwagę przy ocenie obowiązku. Ustawa odnosi limit do określonych przychodów netto ze sprzedaży, dlatego nie każda kwota pojawiająca się na rachunku przedsiębiorcy automatycznie powiększa wartość używaną do porównania z limitem.

Dla przedsiębiorcy oznacza to również konieczność współpracy między właścicielem firmy, działem finansowym i księgowością. Im wcześniej zostanie ustalone, że w 2027 roku trzeba będzie prowadzić księgi rachunkowe, tym więcej czasu pozostanie na uporządkowanie danych i przygotowanie procedur.

Co zmieni się dla właściciela firmy?

Pełna księgowość oznacza przede wszystkim większą ilość informacji, które przedsiębiorstwo musi prawidłowo rejestrować i kontrolować. Z punktu widzenia właściciela zmiana może oznaczać wyższe koszty obsługi księgowej, większe wymagania dotyczące dokumentacji oraz potrzebę dokładniejszego pilnowania obiegu dokumentów.

Jednocześnie księgi rachunkowe dostarczają znacznie szerszego obrazu przedsiębiorstwa niż sama ewidencja podatkowa. Pozwalają analizować nie tylko wynik podatkowy, lecz także strukturę majątku, poziom zobowiązań, należności, kapitał oraz przepływy związane z działalnością firmy.

Dla przedsiębiorstwa przekraczającego próg nie jest to więc wyłącznie formalna zmiana sposobu rozliczania podatku. Od 2027 roku sposób dokumentowania działalności będzie musiał zostać dostosowany do pełnej ewidencji rachunkowej. Najważniejszym terminem dla firm zbliżających się do limitu pozostaje zatem nie pierwszy dzień stycznia, lecz koniec 2026 roku, kiedy będzie już wiadomo, czy sprzedaż przekroczy ustawowy próg i czy trzeba przygotować organizację do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Fot. Pixabay