8 na 10 firm w Polsce oferuje elastyczność miejsca pracy. Tylko 10 proc. wymaga 100-proc. obecności w biurze. W ciągu roku frekwencja w biurach wyraźnie wzrosła, choć deklaracje i rzeczywistość często się rozmijają.
8 na 10 firm w Polsce oferuje swoim pracownikom przynajmniej częściową elastyczność w wyborze miejsca wykonywania pracy. Tylko co dziesiąta organizacja wymaga 100 procentowej obecności w biurze. Jednocześnie w ciągu ostatniego roku wysiłki pracodawców zmierzające do zwiększenia obecności pracowników w biurach przyniosły rezultaty, a frekwencja wyraźnie rośnie. Takie wnioski płyną z raportu firmy doradczej CBRE zatytułowanego „Hybrydowa układanka: dane, ludzie, przestrzeń”. CBRE z siedzibą w Dallas w Teksasie założone w 1906 roku analizuje rynek nieruchomości komercyjnych i trendy w organizacji pracy. Raport powstał na podstawie danych zebranych wśród polskich pracodawców.
Zdecydowana większość organizacji pracuje w modelu hybrydowym z różnym zakresem pracy zdalnej. Zasady komunikowane przez organizację nie zawsze jednak przekładają się na faktyczną frekwencję w biurze. Przewagę pracy z biura (3 dni w tygodniu lub więcej) komunikuje 45 procent pracodawców. Tylko 26 procent pracodawców deklaruje jednak, że pracownicy faktycznie przychodzą do biura z taką częstotliwością.
Z kolei 13 procent pracodawców komunikuje model z przewagą pracy zdalnej (3 dni w tygodniu lub więcej pracy spoza biura). Tymczasem 26 procent pracodawców faktycznie obserwuje taki model w zachowaniach swoich pracowników. Oznacza to, że pracownicy często wybierają więcej pracy zdalnej, niż oficjalnie dopuszczają regulaminy, lub też pracodawcy nie egzekwują ściśle narzuconych zasad. Część organizacji komunikujących model przewagi biura planuje dalsze uelastycznienie polityki przychodzenia do biura, a część planuje jej zaostrzenie. Firmy, które funkcjonują obecnie w modelu pracy zdalnej z okazjonalną obecnością w biurze, nie planują zmian w przyszłości – ich odsetek utrzyma się na poziomie około 15 procent.
Obecność w biurach rośnie
Odsetek firm deklarujących średnie wykorzystanie powierzchni biurowej na poziomie 61-80 procent wzrósł do jednej piątej (20 procent) z 14 procent rok wcześniej. Dodatkowo co dziesiąta firma raportuje wykorzystanie przestrzeni na poziomie 81-100 procent, podczas gdy jeszcze rok wcześniej takich firm nie było wcale. W praktyce może to oznaczać, że biuro użytkowane w tak wysokim stopniu jest już za małe na potrzeby danej organizacji.
– Frekwencja pracowników w biurach rośnie, co widać zarówno w średnim, jak i maksymalnym wykorzystaniu powierzchni. To pozytywny sygnał dla rynku biurowego, ale jednocześnie wyzwanie dla organizacji. Wiele z nich może stanąć przed problemem zbyt małych przestrzeni lub zbyt dużego zagęszczenia. Kluczowe będzie nie tylko zachęcanie pracowników do powrotu, ale przede wszystkim mądre zarządzanie powierzchnią z wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi monitoringu i planowania. Firmy, które zainwestowały w technologie wspierające hybrydowość, takie jak sensory, systemy rezerwacji, analizy danych, są dziś znacznie lepiej przygotowane do optymalizacji swoich biur. Model hybrydowy z przewagą biura staje się standardem, a organizacje, które tego nie uwzględnią w swoich strategiach nieruchomościowych, mogą stanąć przed kosztownymi problemami operacyjnymi – powiedziała Ewa Brzozowska-Szewczyk, Associate Director w CBRE.
Duże firmy lepiej dopasowują biura
Firmy zatrudniające 1000 lub więcej pracowników wydają się użytkować swoje biura bardziej intensywnie. 80 procent z nich deklaruje wykorzystanie powierzchni na poziomie 41 procent lub wyższym. Wynika to z faktu, że duże organizacje mają trafniej dopasowane biuro do liczby zatrudnionych pracowników, a samo wnętrze jest dostosowane do potrzeb wynikających ze specyfiki działalności. Ponadto duże firmy wykorzystują bardziej zaawansowane narzędzia do planowania i monitorowania obłożenia poszczególnych stref biura oraz do komunikowania zmian.
Mniejsze firmy częściej borykają się z problemem niedopasowanej powierzchni – albo za dużej, albo za małej w stosunku do rzeczywistych potrzeb. W ciągu ostatniego roku odsetek firm deklarujących wysokie wykorzystanie biur wzrósł we wszystkich kategoriach wielkościowych, co potwierdza ogólnopolski trend powrotu do biur. Modele hybrydowe z przewagą biura stają się standardem, a jednocześnie pracodawcy coraz częściej sięgają po dane i technologie, by optymalnie zarządzać przestrzenią. Nie każda firma jest jednak na to przygotowana. Te, które nie zainwestowały w odpowiednie narzędzia, mogą wkrótce stanąć przed dylematem: wynająć dodatkowe piętro, przeprojektować układ biura, czy może jednak pozwolić pracownikom na więcej pracy zdalnej.
Fot. Unsplash